Este post é sobre um assunto muito simples e diário: como ser capaz de transmitir a informação necessária de forma direta e clara através de um email, além de chamar a atenção de quem vai ler para os temas certos. Reuni 10 dicas fundamentais para ajudar vocês; espero que sejam úteis.
1. Antes de começar a escrever o e-mail, pense no que você quer dizer:
Em primeiro lugar e de forma a evitar escrever de forma confusa e perder tempo rescrevendo o e-mail, pense quais são seus objetivos ao escrever esse e-mail. Pense na informação exata que você quer transmitir naquele momento e inspire-se a se manter focado nesta informação.
Misturar assuntos sem organizar a ligação entre eles ou mencionar fatos secundários que não estão realmente relacionados com o tema central não são comportamentos de escrita aconselháveis no contexto profissional – eles fazem o escritor e o leitor perderem tempo.
2 – Verifique os e-mails anteriores sobre o assunto:
Muitas pessoas parecem esquecer que já existe uma conversa em curso sobre o assunto (ou às vezes eles não estavam cientes disso e jogaram fora e-mails importantes sobre um assunto pertinente) e iniciam um novo e-mail sobre uma pergunta ou um assunto que vem sendo discutido há algum tempo pela equipe.
Evite: se você se lembra de ter lido algo relacionado com o assunto na sua caixa de entrada faça uma busca simples nas pastas do seu email e veja se há alguma conversa que você não está se lembrando que pode fazer o seu e-mail desnecessário, ou mesmo que pode ajudá-lo a ir direto ao ponto.
3 – Organize o seu e-mail em sub-temas:
Se que você está escrevendo sobre mais de um assunto em um e-mail, divida-os em sub-itens e use números, letras e símbolos para marcar a separação entre eles e as diferentes categorias (por exemplo, a, b, c ou “1“, “2“, “3“).
Isso ajuda o leitor a entender quando você está falando sobre cada tema e quais são as correspondentes as categorias de assuntos.
4 – Tente evitar e-mails longos:
Não importa se você é o chefe ou o estagiário da empresa, é importante tentar evitar e-mails longos e com explicações longas (que às vezes não são necessárias naquele momento).
Tente se concentrar no que realmente importa e o que precisa ser transmitido no e-mail (item 1), organizá-lo em itens (item 3) e tentar ser breve. A menos que você está falando de algo que precisa ser profundamente explicado ou sobre um acontecimento incomum, não faça de e-mails longos um hábito. Ser curto e direto ao ponto fará toda a equipe feliz.
5 – Seja preciso no campo “Assunto” do e-mail:
Escrevendo “Olá” no campo de assunto de um e-mail sobre as tarefas semanais não é útil e até mesmo não soa profissional. Tente ajudar os leitores de seus e-mails identificar com precisão o que é o e-mail e sobre o que você vai falar.
Se for um e-mail urgente (que deve ser lido no mesmo dia, por exemplo), coloque isso no campo de assunto. Se for um e-mail “off topic“, coloque no assunto. Isso ajuda a equipe a se organizar e dar prioridade ao que é verdadeiramente importante.
6 – Faça destaques no que é mais importante:
Usando marcas em negrito, itálico ou amarelas em seu texto vai ajudar o seu leitor se concentrar no que é a parte mais importante de seu e-mail e a identificar a ação que você espera deles ao final do email. Por exemplo, se você quer que todos que leiam seu e-mail respondam com a sua opinião sobre algo, tente destaque em algum lugar que a ação de “responder com sua opinião sobre o assunto” é muito importantee você está aguardando isso.
7 – Não se esqueça dos anexos e tente enviar todas as informações pertinentes já no primeiro e-mail:
Se você está enviando um e-mail com diversas informações para um grupo de pessoas, por exemplo, não se esqueça de ser organizado e preciso e já no primeiro e-mail enviar os anexos corretos e informações complementares. Ter que adicionar informações e anexos já existentes e disponíveis muitas vezes pode ser confuso para os leitores e perturbar todo o fluxo de trabalho.
8 – Verifique se você está enviando para as pessoas certas:
Nunca se esqueça de verificar o campo “Enviar para” de sua caixa de correio antes de enviar a mensagem. Muitas pessoas ficam em situações constrangedoras porque enviaram um email para pessoas erradas.
9 – Verifique se você está enviando o e-mail do endereço correto (aos que têm mais de uma conta) e com as informações pessoais necessárias (assinatura) para que possam entrar em contato com você.
Muitas pessoas têm mais de uma conta de e-mail e cada um com uma assinatura diferente e às vezes todos são reunidos em uma única conta coletora de e-mails (por exemplo, duas contas de trabalho e uma conta pessoal, todas recolhidas pela conta de e-mail pessoal).
Não se esqueça de verificar o campo “de” em sua caixa de correio para verificar se a conta de e-mail do remetente é a correta e se a sua assinatura contém todas as informações necessárias para que os leitores do seu e-mail possam entrar em contato com você.
10 – Verifique se você foi educado.
Às vezes, na pressa para concluir todas as tarefas, as pessoas esquecem de dizer “boa tarde“, “atenciosamente“, “por favor“, “obrigado“, “você se importaria” etc. Ser educado é um “must” na vida profissional. Todos gostam de cordialidade e bom humor, itens que são, inclusive, grandes facilitadores na rotina de trabalho.
Não se esqueça de ser educado sempre, mesmo nos e-mails, pois é algo que vai ajudar você e sua equipe a trabalharem com mais eficiência e serem mais felizes durante o dia:-)
Autor (a): Luiza Rezende, Advogada de Startups, sócia na SRC Advogados e escritora
Fonte: www.jusbrasil.com.br