Há muito o universo jurídico trafega na insegurança quanto a validade jurídica atribuída ao documento digitalizado, aliada a questionamentos quanto ao descarte do documento original produzido em meio físico.
No âmbito do processo judicial Informatizado a Lei 11.419/2006 dispôs no art. 11, § 3º, que cabe ao detentor do documento do original preservá-lo até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória. Se ficasse a cargo dos Tribunais a digitalização estipulava-se data limite para o detentor do documento físico retirá-lo em cartório, data a partir da qual seria eliminado o original.
Em 2012, a Lei 12.682 deliberou sobre a digitalização e o armazenamento em meio eletrônico de forma genérica, silente quanto a possibilidade de destruição do documento físico. De forma tímida a norma limitou-se a conceituar a digitalização, estipulando que esse processo deveria ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira – ICP- Brasil. E, superficialmente mencionava a necessidade de proteção quanto ao acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Os tabeliães prestam o serviço de autenticação de documentos digitalizados, assinada digitalmente a certidão revestida de fé pública, atestando a autenticidade da cópia digitalizada. Nesse procedimento sempre foi necessária a apresentação do documento original registrado no suporte físico do papel para confronto do teor.
Em 2019, a chamada MP da liberdade econômica (881/2019) – convertida na Lei 13.874/2019 -, estabeleceu como essencial ao desenvolvimento e crescimento econômicos do País o direito de toda pessoa natural ou jurídica arquivar qualquer documento por meio digital. O documento digital foi equiparado ao documento em meio físico, para todos efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público, deixando pendente a regulamentação dos requisitos técnicos a serem observados.
Foi ainda alterada a Lei 12.682/2012 para autorizar a destruição do documento original após a digitalização – se constatada a integridade do documento digital -, observada a legislação específica e após decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição.
A necessária regulamentação para descarte do documento original nasceu agora com o Decreto 10.278/2020, do último dia 18 de março. A fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos jurídicos do documento original, foram definidos os meios e técnicos requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.
As novas disposições se aplicam aos documentos físicos digitalizados, produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, de direito privado ou por pessoas naturais.
O texto legal apresenta os conceitos de documento digitalizado, de metadados, de documento público e de integridade, elege a responsabilidade pela digitalização, elenca as condições de armazenamento de documentos digitalizados e trata da preservação de documentos com valor histórico.
Corretamente foi ratificada a necessidade do uso da assinatura digital padrão ICP-Brasil, tanto na digitalização que envolva entidades públicas, assim como nas relações entre particulares quando inexistente acordo prévio entre as partes.
O documento digitalizado quando destinado a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá seguir os padrões técnicos e conter metadados mínimos, devidamente especificados nos anexos I e II do Decreto.
O grande rompimento de paradigma se extrai da destruição do documento físico após a digitalização que deve atender a tabela de temporalidade documental.
Para assegurar a indispensável segurança, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; além de atender aos requisitos de confidencialidade e interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Diante dessa nova possibilidade de descarte do documento original recairá sobre o detentor do documento a responsabilidade legal por esse procedimento.
No passado tanto os prestadores de serviço de microfilmagem quanto os cartórios deveriam se registrar perante o Ministério da Justiça e se sujeitar à sua fiscalização (Decreto 1.799/96, revogado pelo Decreto 10.149/2019).
A segurança jurídica neste agora se dirige a indispensável comprovação de atendimento dos requisitos técnicos pelos prestadores de serviço de digitalização.
Autor (a): Ana Amelia Menna Barreto, advogada
Fonte: www.jota.info